POLITYKA PRYWATNOŚCI W AEP SP Z O.O.

  1. O nas

    AEP z siedzibą w Warszawie (02-017) przy ul. Aleje Jerozolimskie 123A, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla miasta st. Warszawa w Warszawie, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000021833, NIP 5252211101. W dalszej części Polityki Prywatności określana razem z powiązanymi spółkami krajowymi „Grupą”. Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.

  2. Postanowienia ogólne

    W Grupie przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów i pracowników. Jednym z jej kluczowych aspektów jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku przetwarzaniem ich danych osobowych.

    Dbamy, by przetwarzanie Twoich danych odbywało się zgodne z przepisami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych 2016/679/WE (zwanego dalej „RODO”), ustawy o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi (zawartymi m.in. w prawie pracy, czy ustawie o rachunkowości).

    Spółki Grupy są administratorami danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu administratora (są to np. firmy księgowe, informatyczne, ochrona).

    Jako Grupa wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje naszych pracowników w tym obszarze.

  3. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

    Jako pracodawca, przetwarzamy dane pracowników oraz osób, które współpracują z nami na innej podstawie niż stosunek pracy. Dane kontaktowe pozyskiwane od kontrahentów (np. ich pracowników) służą zawieraniu i sprawnej realizacji umów. Prowadzimy także działalność marketingową i w jej ramach staramy się dotrzeć do jak najszerszego grona zainteresowanych, by zapewnić im aktualne informacje o naszych produktach i usługach.

    Podmiotom trzecim udostępniamy Twoje dane za Twoją zgodą lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa.

  4. Na jakich zasadach i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

    Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:

    Twoje dane przetwarzamy zwykle na podstawie zgody, która może zostać wycofana w każdym momencie. Innym przypadkiem jest sytuacja, w której przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie, jeszcze przed zawarciem umowy.

    W niektórych sytuacjach przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas jako administratorze. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów prawa pracy, czy ustawy o rachunkowości.

    Przetwarzanie może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń z prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

    • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;

    • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

    • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;

    • prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;

    • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów;

    • przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem.

  5. Jakie prawa Ci przysługują

    Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, udzielić wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Ci prawa do:

    Ponadto, jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania. Zgoda może ona być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.

    W celu kontaktu odnośnie realizacji danego prawa prosimy o kontakt poprzez:

    Adres email: daneosobowe@atlasestates.com

    Adres do korespondencji: AEP Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 123a, 02-017 Warszawa

    Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    • informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych;

    • informacji udzielanych na wniosek - o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych;

    • sprostowania danych;

    • bycia zapomnianym;

    • ograniczenia przetwarzania;

    • przenoszenia danych;

    • sprzeciwu;

    • niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu);

    • informacji o naruszeniu ochrony danych.

  6. Jak będziemy się z Tobą kontaktować

    Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.

  7. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie

    Informacji staramy się udzielać bez zbędnej zwłoki – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania, poinformujemy Cię o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

  8. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające

    Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

    Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takie umowy i przepisami prawa.

  9. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych

    Aby sprostać wymogom prawa opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia, jak m.in.:

    • ochrona danych w fazie projektowani i domyślna ochrona danych,

    • ocena skutków dla ochrony danych,

    • notyfikacja naruszeń,

    • prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,

    • retencja danych,

    • realizacja praw osób, których dane dotyczą.

    Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

  10. Retencja danych

    Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. Usuwanie danych osobowych jest całkowite i trwałe. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

    Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesu administratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

  11. Upoważnienia

    Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego